Jednou z hlavných povinností vyplývajúcich pre prevádzkovateľa hazardných hier podľa zákona č. 297/2008 Z.z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu v znení neskorších predpisov (ďalej len „AML zákon“) je vypracovať program vlastnej činnosti povinnej osoby.
Program vlastnej činnosti (ďalej len „program“) je určitým manuálom pre povinnú osobu, ako postupovať pri plnení povinností podľa AML zákona v praxi. Taktiež má byť „vykonávacím“ predpisom povinnej osoby k AML zákonu a má zabezpečiť reálnu vykonateľnosť jej povinností uložených AML zákonom. Je nevyhnutné, aby bol program prispôsobený na mieru každej povinnej osobe, a to vzhľadom na jej organizačnú štruktúru, veľkosť, podmienky, a v neposlednom rade predmetu podnikania povinnej osoby a praktickú činnosť.
Náležitosti programu vlastnej činnosti povinnej osoby
a) Prehľad konkrétnych foriem neobvyklých obchodných operácií (ďalej len „NOO“) podľa predmetu činnosti povinnej osoby, ktoré sa môžu vyskytnúť v jej podnikateľskej činnosti
Prehľad konkrétnych foriem NOO musí byť obligatórnou súčasťou každého programu vlastnej činnosti povinnej osoby a zároveň musí byť prispôsobený predmetom činností, na základe ktorých je povinná osoba zaradená medzi povinné osoby tak, aby konkrétne formy NOO boli jasne stanovené a objektívne aplikovateľné v procese posúdenia obchodnej operácie z hľadiska jej neobvyklosti.
Pri stanovení konkrétnych foriem NOO, preto musí povinná osoba zamerať svoju pozornosť primárne na najdôležitejšie rizikové faktory (identifikátory) podľa predmetu svojej činnosti. Formy NOO musia na jednej strane vyplývať z portfólia poskytovaných produktov/služieb a na strane druhej z typológie hrozieb, ktorým sú tieto produkty/služby vystavené.
b) Spôsob vykonávania starostlivosti vo vzťahu ku klientovi
V rámci spôsobu vykonávania starostlivosti vo vzťahu ku klientovi je povinná osoba okrem iného povinná jednoznačne stanoviť podmienky a postup vykonania všetkých troch druhov starostlivosti (základná, zjednodušená, zvýšená) predovšetkým s ohľadom na činnosť, ktorú vykonáva najmä z pohľadu toho, či v rámci svojej činnosti vykonáva príležitostné obchody alebo uzatvára obchodné vzťahy.
Pri základnej a zvýšenej starostlivosti musia byť z programu zrejmé zákonnom stanovené predpoklady na vykonanie konkrétneho druhu starostlivosti, rozsah príslušných druhov starostlivosti, kto za povinnú osobu starostlivosť vo vzťahu ku klientovi vykonáva, spôsob získavania predpísaných informácií, resp. vykonávania predpísaných opatrení, kde a ako zaznamenať informácie a výsledky vykonaných opatrení získané v rámci vykonania príslušného druhu starostlivosti.
c) Spôsob hodnotenia a riadenia rizík podľa § 20a AML zákona
V rámci spôsobu hodnotenia a riadenia rizík je povinná osoba povinná stanoviť aj vlastné rizikové faktory, rozdelenie konkrétnych rizík a im zodpovedajúce kritériá tak, aby bolo možné jednotlivé riziká rozpoznať, identifikovať a vyhodnotiť, pričom je potrebné prihliadnuť aj na riziká uvedené v prílohe č. 2 AML zákona, ako aj na výsledky národného a nadnárodného hodnotenia rizík v danom sektore a následne uplatniť AML zákonom predpísaný druh starostlivosti vo vzťahu ku klientovi.
Na základe hodnotenia všetkých rizík si povinná osoba stanoví napr. AML riziko nízke, stredné, vysoké a neakceptovateľné, ku ktorému priradí príslušný druh a rozsah starostlivosti, resp. ďalšie opatrenia povinnej osoby na riadenie rizika.
d) Postup pri posudzovaní, či je pripravovaný alebo vykonávaný obchod neobvyklý
Posudzovanie neobvyklosti obchodu povinná osoba vykoná na základe jednotlivých okolností obchodu, resp. finančnej operácie a to s ohľadom na prehľad konkrétnych a všeobecných foriem NOO a následne rozhodne, či ide alebo nejde o NOO.
Ak posudzovanie, či je pripravovaný alebo vykonávaný obchod neobvyklý nie je možné vykonať na základe informácií o klientovi, ktorými povinná osoba disponuje, môže povinná osoba na vykonanie starostlivosti podľa okolností žiadať od klienta ďalšie potrebné doplňujúce informácie a doklady.
e) Postup od zistenia NOO po jej neodkladné ohlásenie finančnej spravodajskej jednotke (ďalej len „FSJ“), vrátane postupu a zodpovednosti zamestnancov, ktorí NOO posudzujú
NOO alebo pokus o jej vykonanie musia byť ohlásené FSJ bez zbytočného odkladu, pričom ide o neodkladný a neopakovateľný úkon, ktorý je povinná osoba povinná vykonať pri každom obchode, ktorý nasvedčuje tomu, že jeho vykonaním môže dôjsť k legalizácii alebo financovaniu terorizmu.
Hlásenie o NOO musí zahŕňať dôvod neobvyklosti, informácie o podstatných okolnostiach obchodu, časový priebeh udalostí, čísla účtov, údaje o tom, kedy boli založené, kto je ich majiteľom a kto má k nim dispozičné právo, fotokópie dokladov, na ktorých základe boli účty založené, identifikačné údaje o osobách oprávnených s účtami nakladať, fotokópie uzavretých zmlúv a ďalších súvisiacich dokumentov a informácií, ako aj ďalšie informácie, ktoré môžu súvisieť s NOO a sú významné na jej ďalšie posúdenie.
f) Postup pri zdržaní NOO podľa § 16 AML zákona
Pre správnu aplikáciu AML zákona, ako aj vzhľadom na bezodkladné plnenie ohlasovacej povinnosti v podmienkach povinnej osoby je potrebné presne vymedziť, akým spôsobom sa vykoná zdržanie NOO a či o zdržaní NOO rozhoduje zamestnanec povinnej osoby alebo určená osoba, resp. či o zdržaní NOO informuje FSJ zamestnanec povinnej osoby alebo určená osoba, ktorá zabezpečuje priebežný styk s FSJ.
Tento postup musí byť v podmienkach povinnej osoby adresný a zrozumiteľný pre všetkých zamestnancov povinnej osoby, ktorých sa inštitút zdržania NOO týka, pričom sa zohľadňujú prevádzkové a technické možnosti, ako aj okamih, kedy bola, resp. mala byť obchodná operácia posúdená ako neobvyklá.
g) Postup pri uchovávaní údajov podľa § 19 AML zákona
Povinná osoba je povinná uchovávať počas 5 rokov od skončenia zmluvného vzťahu s klientom údaje a písomné doklady získané v rámci vykonávania starostlivosti vo vzťahu ku klientovi a od vykonania obchodu všetky údaje a písomné doklady o ňom, pričom je povinná uchovávať údaje a písomné doklady aj dlhšie ako 5 rokov, ak o to písomne požiada FSJ.
Dôležité je v tomto prípade stanoviť aj spôsob uloženia hore uvedených údajov tak, aby nemohlo dôjsť k znehodnoteniu uložených informácií a aby bola zaistená ich „čitateľnosť“. Informácie je vhodné uchovávať takým spôsobom, aby bolo možné plniť povinnosti ustanovené v rámci výkonu kontroly.
h) Určenie osoby, ktorá zabezpečuje plnenie úloh v oblasti AML, ohlasovanie NOO a prostredníctvom ktorej sa zabezpečuje priebežný styk s FSJ
Povinná osoba je povinná uviesť meno, priezvisko a pracovné zaradenie konkrétnej zodpovednej osoby, ak takouto osobou nie je štatutárny orgán alebo člen štatutárneho orgánu, pričom takáto osoba musí byť vedúcim zamestnancom, musí mať možnosť priamej komunikácie so štatutárnym orgánom a dozorným orgánom, a tiež musí mať prístup k informáciám a dokladom, ktoré povinná osoba získala pri vykonávaní starostlivosti vo vzťahu ku klientovi.
i) Spôsob zabezpečenia ochrany zamestnanca, ktorý zisťuje NOO
Povinná osoba musí zabezpečiť, že hlásenie o NOO nesmie obsahovať údaje o zamestnancovi, ktorý zistil NOO, ako aj povinnosť, že povinná osoba, ani jej zamestnanec nezodpovedajú za škodu, ktorá vznikla ohlásením NOO alebo jej zdržaním, ak pritom zamestnanci postupovali dobromyseľne.
V pochybnostiach platí, že povinná osoba, jej zamestnanec alebo osoba, ktorá pre povinnú osobu koná na základe iného zmluvného vzťahu, pri ohlasovaní NOO alebo pri jej zdržaní postupovali dobromyseľne.
j) Obsah a harmonogram odbornej prípravy zamestnancov, ktorí môžu pri svojej práci prísť do styku s NOO
Plán vzdelávania by mal byť súčasťou programu a mal by obsahovať základnú osnovu, periodicitu a obsah odbornej prípravy zamestnancov, najmä ustanovenia príslušných zákonov, vnútorné predpisy, analýzu obsahu a súvislostí najčastejšie sa vyskytujúcich druhov interných hlásení o NOO.
Odborná príprava zamestnancov zahŕňa predovšetkým oboznámenie sa s AML zákonom, programom, poznatkami vyplývajúcimi z činnosti povinnej osoby, FSJ, prípadne dohliadajúceho orgánu.
k) Spôsob vykonávania kontroly dodržiavania programu a povinností vyplývajúcich z AML zákona pre povinnú osobu
Povinná osoba je povinná určiť vlastný mechanizmus kontroly dodržiavania AML zákona a opatrení podľa programu, pričom by mal obsahovať určenie subjektu, ktorý kontrolu v rámci povinnej osoby vykoná, určenie kontrolných zodpovedností na všetkých stupňoch riadenia, čo bude predmetom kontroly, spôsob vykonávania starostlivosti vo vzťahu ku klientovi, zabezpečenie aktuálnosti získaných informácií, posudzovania obchodov, monitorovania klientov, hodnotenia a riadenia rizík, postupu posudzovania NOO a jej periodicitu.
Záver
Program vlastnej činnosti povinnej osoby by mal pre každú povinnú osobu predstavovať esenciálne spojenie medzi AML zákonom a z neho vyplývajúcich povinností s prihliadnutím na zvláštnosti predmetu činnosti každej povinnej osoby, pričom práve dôsledné plnenie zákonných povinností zo strany povinných osôb, je prostriedkom na dosiahnutie účelu AML zákona, ktorým je predchádzať legalizácii príjmov z trestnej činnosti a financovaniu terorizmu.
V prípade, ak povinná osoba svoje povinnosti vyplývajúce jej z AML zákona neplní alebo poruší, dopúšťa sa svojím konaním, resp. opomenutím konania, iného správneho deliktu, za ktorý AML zákon umožňuje FSJ uložiť povinnej osobe rôzne sankcie, či už vo forme peňažnej pokuty, povinnosti zdržať sa protiprávneho konania alebo odstrániť zistené nedostatky, sankcie zverejnenia právoplatného rozhodnutia o uložení sankcie za správny delikt, ako aj podať podnet príslušnému orgánu na odobratie oprávnenia na podnikateľskú činnosť alebo inú samostatnú zárobkovú činnosť.
